子彈筆記新思維:改用「專案」高效管理工作與人生

曾經,我寫過使用 Agenda 做子彈筆記的心法。三年過去,我仍在使用 Agenda,但已經不使用日誌、月誌、未來誌的模板了。

其實在 2023 到 2024 年上半年,我都維持著紀錄日誌的習慣,但用起來總覺得有種怪怪的感覺:好像完成了什麼,卻又覺得沒有完成所有。

雖然我持續地把待辦事項完成並紀錄,但當我想要回顧整體時,才發現資訊呈現的方式是破碎的。如果想要重整,還需要花費很大的功夫。光想到就覺得累。

所以在 2023 年,即使我每天都有完成許多項目,到了 2024 年,隨著生活與工作型態更加轉向專案導向,日誌的破碎感更加難以忽視。

寫在 Agenda 上 的 2023 年日誌
寫在 Agenda 上 的 2023 年日誌

因應難以忽視的破碎感,開啟了一段思考子彈筆記的歷程。後來在今年下半年,我大量重整了 Agenda 內筆記的結構,同時也將子彈筆記的用法轉型,轉換成為專案筆記。

目前子彈筆記的日誌、月誌與未來誌,我回歸到了傳統紙本。我使用 Simple Quiet 的日誌本

數位時代的筆記挑戰:破碎感與思考缺失

最原始的子彈筆記的載體是「紙本」,對焦的目標是「時間管理」,所以會以時間軸線為架構基礎。隱含的原理是,當每一件事情在時間點上完成,就能幫助我們從時間不夠的壓力中解放出來。

子彈筆記思考術一書於 2018 年出版,推測發明者(作者)Ryder Carroll 開發出這套系統的時間點,約莫落在 2010 年代,甚至更早已經開始構想。

那個年代正在經歷龐大的數位轉型,iPhone 始於 2007 年,但直到 2010 年 iPhone 4 推出後才慢慢走入大眾。隨後在 iPhone 6 配合 4G 後,資訊與生活交流的方式開始產生巨大的改變。那是在距今 10 年前的 2014 年。

之後的 10 年,相信大家多少都有印象,手機取代了多數生活中的裝置,以及許多習慣,其中之一是紙本筆記轉化到數位筆記。2010 年代之後的 10 年,也是數位筆記軟體爆發的年代。

時至 2020 年代,我們的生活已經離不開數位裝置,但資訊快速帶來的副作用,讓我們生活訊息變得更破碎。

破碎帶來的好處是,誰都可以做事情,隨時都可以信手拈來完成些什麼,但也讓我們在每一次的完成之後,少去了思考的時間。只要再一次信手拈來,就可拿到下一個需要完成的碎片,完成一個任務。

子彈筆記強調的方便性,很大一部分來自於「直接紀錄」,當發生一件事情,最快的方式就是在日誌寫下來。在反覆的紀錄與完成下,很容易忽略一個重要的階段—思考

時間管理到專案管理:筆記思維的轉變

子彈筆記的思考,在於掌握時間點與分類。

例如將比較久遠的後要完成的任務,放入月誌跟年誌之中。另外,建立索引的分類方式,提供部分專案設計的功能。但主體仍是在時間軸上紀錄,並且完成。

每一件事情會以時間的軸線為依歸,這是一個直觀的方式,但是在現在資訊爆發的年代,我反而會將思考這件事情,從時間尺度拿出來,提升成為專案的層次。

當我在進行「專案」的時候,時間只是其中的一個因素。如果子彈筆記的日誌、月誌、未來誌方式記錄,會缺失掉兩個重要的事情:

  1. 彼此的關聯

  2. 經驗的堆疊

建立關聯:突破子彈筆記的局限性

當事情發展成一個專案,最大的特點就是會變得複雜。

而我們也需要從子彈筆記的 bottom-up 視角,增加另外一個層面—top-down—的視角。這一點子彈筆記發行者則使用其他輔助筆記頁面,然後從這個計畫中開展出來,書中以夏威夷旅行的計劃為例。

摘自子彈筆記書中的計劃頁面範例
摘自子彈筆記書中的計劃頁面範例

但在現實生活中,事情總是沒有這麼簡單。這個方法多數時間在單一專案可以,但如果我們正在進行多專案呢?假設我們把生活與工作的事項,以專案的思維管理,要同時啟動這麼多計劃,就會變得非常難。

這時候,我看到了一篇文章〈每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統〉讓心中萌芽的想法進一步茁壯。

與其不斷地增加新的筆記,在專案的層次,我們應該回過頭,去思考這一些新冒出來的東西,是否能夠被已經成形的專案收納

有辦法被收納的,就沒有新增的需求,直接回到我們的專案之中,去增補目前尚不足的部分。

無法被收納的,應該被丟入一個思考流,認真思考是否需要存留。

不管是否要收納,其中最大的關鍵是「找到關聯」,關聯當下我們關心的事情。而子彈筆記的原始開展,對於找到筆記每個項目之間的關聯,相對來說是比較弱的。

經驗堆疊:筆記系統的長期價值

如果今天只是要完成項目,即使沒有構築完整的關聯,我們依賴自己的大腦記憶,依然可以持續推進專案的項目。

但完整的關聯,所能夠發揮的效益除了在完成任務的順序上外,還有一個大重點在於整理過往所有的經驗。

電腦玩物站長 Esor 著作《防彈筆記法》所提出來的原理即是如此:

我只是利用這套「防彈筆記法」持續累積,在累積中建構我的目標,在系統中逐步修正出更好的選擇⋯⋯

透過數位筆記的優勢—方便增補—堆積各種不同的經驗,每一次的經驗可能都帶來一次的修正。在經過修正之後,前方路途便越來越清晰地開展了起來。

這一點,如果維持以時間尺度的方式記錄,所有事情都收納在日誌中,我們還需要另外撥出一段時間分門別類。

而且很多時候,可能我們已經找不到所需要的資料被放在哪一天之中了。

思考與記錄的融合:重塑筆記方法論

最好的方式,就是讓思考與記錄在同一個時間發生

這一點,跟子彈筆記設計是相違背的。子彈筆記的設計非常強調「先記下來」,再把自己記下來的東西的目標、任務重新消化,然後往下延伸。

經過幾年的測試下來,多數時間被「先記下來」的任務、項目,我自己的經驗是,真的要拿出來重新消化,是很需要有一定的自律的。

老實說,我沒有。

往往都是想到要整理的時候,再重新摸索。雖然眼前看不到,但實際上心裡默默知道,有些東西因為找不到,所以就這樣沒有被整理進去了。

過去的三年,我大概每半年會興起一次整理的念頭,整理成為一個個專案,把任務筆記好好地歸納。

但因為仍保持以日誌記錄的形式,等於大部分的專案都不會被即時更新。每半年一次的頻率,每一次都好像是重新開始整理,而因為是重新開始,又會多了很多架構修改的想法,自然花了比預想更久的時間,卻沒有達到一定的效益。

近兩個月,我重新整理 Agenda 的結構,然後改使用專案方式記筆記,改為直接依照關聯,更新筆記在專案之中後,每一次看到專案筆記的「體感」變得很順暢。

每次進到專案之中,都會知道這是最新的內容。如果真的有所遺漏,不是因為記載在筆記的其他地方,而是在一開始就沒有記錄下來。

結語:個人化筆記系統的實踐與反思

經過幾次數位筆記的實驗,我大膽地說,實踐子彈筆記最好的方式就是紙本。紙本可以完全呼應快速紀錄的核心,而且自然會依照時間序編排,並且可以從完成任務上獲得巨大的成就感。但建構在紙本的概念上,子彈筆記的重點在於紀錄以及完成,容易忽略很重要的一個階段—思考

我自己則在實驗幾次之後,立定了將思考與紀錄放在同一個時間點,以專案的方式管理人生與工作,進而轉化了子彈筆記的日誌、月誌、未來誌,成為我自己習慣的方式。真正實踐了子彈筆記的開發者在書中提到:「重點不是筆記的外觀,而是它帶給你的感受以及效用。」